Vous ressentez du stress avant d’animer une réunion sécurité ?

Bravo, vous êtes comme 99% des humains, c’est à dire normal ! Voici les 3 trucs pour vous aider à bien commencer : Anticiper ! Respirer ! S’engager avec le corps ! Mais je vous laisse découvrir tout cela.

La situation :

Vous y êtes. Il est 9h du matin. C’est vous qui avez le “privilège” d’animer une réunion pour présenter les performances sécurité du dernier trimestre devant votre équipe, et vous n’êtes pas très rassuré… les résultats ne sont pas très bons, il va vous falloir faire passer des messages importants pour essayer de redresser la barre et, en plus,  les réunions, ce n’est pas vraiment votre truc.

Les premiers arrivants sont déjà là depuis 8h45 et commencent à vous poser tout un tas de questions : “On va parler de quoi ? Ca termine à quelle heure parce qu’on a du boulot ?”

Esquissant un sourire un peu forcé, vous leur livrez des “hmmm, hmmm” en pensant qu’ils auraient su tout ça s’ils avaient pris la peine de lire l’ordre du jour que vous leur avez envoyé hier.

Bref, tout le monde est plutôt détendu, sauf vous, vous qui êtes en train de chercher vos notes en priant pour que powerpoint ne plante pas dès le début.

Quelques autres participants arrivent et vous assènent un salut fort chaleureux : “Alors, c’est toi qui t’y colle ?”

Enfin, votre n+1 entre à 9h pile en vous saluant à peine et en vous envoyant un regard du type : “Allez, c’est l’heure, on n’a pas que ça à faire.”

Ça vous parle ?

Petite analyse de la situation :

Vous souffrez d’un mal très fréquent : la crainte de parler devant un public (ou glossophobie) et animer une réunion, c’est cela.

Si on vous passait à la loupe :

  • on pourrait voir votre teint blanc et vos mains moites,
  • on entendrait votre cœur battre la chamade,
  • on sentirait cette boule qui vous prend au ventre.
  • et dans votre tête, c’est un hall de gare à l’heure de pointe. Difficile de vous concentrer, vos pensées défilent à toute vitesse et pourtant, vous avez l’impression que c’est le désert, que vous avez tout oublié…

Rassurez-vous, tout le monde, même les comédiens les plus chevronnés connaissent cet état. C’est ce qu’on appelle le trac.

Le trac c’est ce sentiment irraisonné qui vous envahit le cerveau et vous fais douter ! Douter que vous puissiez y arriver. Douter du jugement des autres…

Voici donc 3 trucs pour vous aider à gérer votre stress avant de commencer la réunion.

Premier truc pour bien débuter une réunion : Anticipez !

Savez-vous ce que fait un comédien avant de se présenter devant un public ?

Un comédien, même chevronné, se prépare et répète !

Il commence d’abord par savoir ce qu’il va dire (le texte). La plupart des comédiens n’apprennent pas “par coeur” (“Quelle mémoire ! Mais comment vous faites pour apprendre tout ça ?”) comme le veut la légende mais par intention.

L’intention, c’est la volonté d’agir. Si l’intention est juste, les mots mais aussi la posture, la voix et le regard sont justes !

Puis, il se met (ou on le met) en scène en anticipant ses déplacements et ses actions pour que ses propos et ses intentions soient mis en valeur.

Enfin, il prévoit et vérifie ses accessoires pour ne pas oublier son épée au moment de sa fameuse tirade : “A la fin de l’envoi, je touche !” (Cyrano de Bergerac – Acte I scène IV – Edmond Rostand)

Alors voila comment anticiper avant d’animer une réunion :

  • Inutile d’écrire votre texte, au risque de vous perdre au milieu de vos notes, n’écrivez que les informations essentielles et soyez clair sur les messages-clés que vous voulez faire passer. Les grands orateurs n’ont parfois besoin que d’une petite fiche pour animer des grands messes.
  • Soyez clairs sur les intentions que vous voulez transmettre. L’heure est grave ? Soyez grave ! Les résultats sont encourageants ? Soyez encourageant ! On n’est convainquant que quand on est convaincu.
  • Préparez votre première phrase de lancement de réunion et l’intention qui va avec en l’écrivant.
  • Préparez votre terrain avant que votre public arrive. Installez votre espace comme vous l’entendez. C’est une salle de réunion commune mais c’est vous qui accueillez aujourd’hui. Cette table vous gène, enlevez-là. Plus vous serez dans votre espace, plus vous vous sentirez à l’aise.
  • Préparez vos accessoires (souris, pointeur, marqueur, stylo…) en avance en les plaçant bien en évidence et assurez-vous que votre matériel informatique et vos logiciels fonctionnent et ont été mis à jour. (C’est le gros gag que tout animateur connait, la mise à jour windows en plein milieu de la formation !

Deuxième truc pour bien débuter une réunion : Respirez !

Vous avez probablement déjà vécu ce qu’on appelle le trac.

Le trac est une réaction de défense de notre organisme devant la pensée de se confronter à un public.

Il provoque des réactions physiologiques  : accélération cardiaque, sueurs froides, boule au ventre, transpiration, rougeurs, vertiges…

Le trac d’un comédien dure quelques secondes… même si ça parait durer des heures.

Et pourtant, le trac est souvent salutaire car en mettant en avant notre capacité à douter de nous-même devant une situation nouvelle, il nous oblige à nous dépasser et à montrer ce que ne nous sommes capable de faire.

Tout comédien a probablement entendu cette petite histoire :

Un jour, une jeune comédienne vient trouver la grande actrice  Sarah Bernhardt dans sa loge et lui confie :

« Vous savez, quand je monte sur scène, je ne ressens jamais de trac ! »

Et la grande actrice lui répond :

« Cela viendra avec le talent ! »

Alors, pour résumer, le trac n’est qu’un état passager et voici comment le gérer en début de réunion :

  • Avant de prendre la parole, tout en prétextant chercher quelque chose, retournez-vous et prenez 1 grande inspiration pendant 6 secondes et expirez pendant 6 secondes. Et ça, 3 fois de suite. Ce n’est pas parce qu’on respire qu’on fait du bruit, rassurez-vous. Juste 3, ça ira et ça prend 30 secondes !
  • Avant de débuter la réunion, prenez une bonne inspiration et lancez-vous en projetant une intention claire. Cela s’appelle “saisir” son auditoire.  Si vous inspirez, vous inspirez !

Troisième truc pour bien débuter une réunion : Engagez-vous !

Vous avez désormais anticipé en préparant ce que vous allez dire, vos intentions, votre logistique et vous avez pris de grandes inspirations.

Il vous faut maintenant être pleinement présent et vous engager avec le corps !

Soyez dans l’action et plus dans la pensée !

Se lancer, c’est engager le corps. Si vous avez décidé de rester caché derrière l’écran de votre ordinateur et de commenter le power point, vous n’êtes pas dans l’action. Votre corps est relâché et seul votre cerveau fonctionne.

Et qui fait tourner le moulin à pensées ? Le cerveau ! bref, vous réfléchissez à voix haute et en plus d’être “physiquement absent” pour votre assistance, vous êtes à la merci de vos pensées.

Pour animer une réunion, je vous suggère plutôt de vous mettre debout face à l’assemblée. Le dos droit, les pieds écartés à la largeur des épaules. Les pieds écartés vous assurent une base solide et le dos droit vous assure une bonne circulation de l’air et votre voix se fait entendre. Votre tête doit être droite et votre regard bien fixé sur votre assemblée.

Vous êtes assis et vous ne pouvez pas faire autrement ? Pas de problème ! Faites exactement la même chose. Le dos droit, sans toucher le dossier, les pieds écartés à la largeur des épaules et bien ancrés au sol (pour ne pas les laisser se croiser timidement sous la chaise).

Maintenant, parlez à votre public et pas à votre power point !

Je vous assure qu’en utilisant ces 3 trucs pour bien gérer son stress avant d’animer une réunion vous devriez ressentir une nouvelle assurance qui vous fera “presque” y prendre plaisir !

Bonne réunion !

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